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Technische Universität München

Informationen für TUM Global Visiting Professors

Um Sie bei der Vorbereitung Ihrer internationalen Zusammenarbeit im Rahmen des TUM Global Visiting Professor Programms zu unterstützen, bietet diese Seite eine Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen. Sollten Sie die benötigten Informationen auf dieser Seite nicht finden, können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.

Vor Ihrer Ankunft

  1. Bitte laden Sie das von Ihnen und Ihrer TUM-Gastgeberin bzw. Ihrem TUM-Gastgeber unterzeichnete Funding Agreement innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail hoch.
  2. Lesen Sie die auf dieser Seite bereitgestellten Informationen sorgfältig durch. Nutzen Sie bitte auch die unter Downloads bereitgestellten Dokumente.
  3. Vereinbaren Sie ein Online-Meeting mit der Programm-Managerin (ggf. gemeinsam mit Ihrem administrativen Unterstützungspersonal). So stellen Sie sicher, dass alle Regelungen klar sind und spätere Probleme bei der Erstattung vermieden werden.

Unterstützung für Ihren Umzug und Aufenthalt in München

Unser Welcome Services-Team unterstützt Sie bei allen Formalitäten rund um Ihren Umzug nach München und hilft Ihnen dabei, sich schnell und gut in das akademische Leben an allen TUM-Standorten zu integrieren.

Die TUM G&A Welcome Services bieten:

  • Umfassende Beratung zu Themen wie Visum, Krankenversicherung, universitären Dienstleistungen und Leben in München
  • Unterstützung bei der Wohnungssuche bei Aufenthalten von 6 Monaten oder länger – in Zusammenarbeit mit dem TUM Accommodation Service
  • Netzwerk- und Informationsveranstaltungen

Wir empfehlen Ihnen, ein persönliches Beratungsgespräch zu vereinbaren – entweder vor oder nach Ihrer Ankunft in München.

Allgemeine Informationen zu Reisekosten

  • Als Faustregel gilt, dass die erstattungsfähigen Reise- und Übernachtungskosten den Vorgaben der TUM-Dienstreisevorschriften (basierend auf dem Bayerischen Reisekostengesetz) entsprechen sollten.
  • Transport und Unterkunft können individuell organisiert werden und bedürfen keiner vorherigen Genehmigung durch das Team des TUM Global & Alumni Office.

Die folgenden Ausgaben können im Rahmen des TUM Global Visiting Professor Program nicht erstattet werden:

  • Tagegelder, Essenszuschüsse und Bewirtungskosten
  • Mietwagenkosten
  • Versicherungsprämien und Kautionen
  • Ausgaben für Begleitpersonen und Familienmitglieder
  • Lehrtätigkeiten (Hinweis: Honorarzahlungen für Vorlesungen sind unter Umständen erstattungsfähig)

Ein formeller Lehrauftrag ist im Rahmen dieses Programms nicht möglich. Keynote-Vorträge oder öffentliche Gastvorträge können jedoch erstattet werden, sofern sie im Vorfeld durch die TUM-Gastgeberin bzw. den TUM-Gastgeber genehmigt wurden.

In der Regel beträgt das Honorar ca. €150 pro Stunde pro Stunde für Gäste mit Doktortitel und bis zu €200 pro Stunde für Professorinnen und Professoren. Das Honorar umfasst auch Vorbereitungs- und Nachbereitungszeiten.

Für die Abrechnung reichen Sie bitte folgende Unterlagen ein:

Flug- und Bahnreisen werden nur in der Economy bzw. 2. Klasse erstattet. Sitzplatzreservierungen bei Bahnreisen werden übernommen. 

In bestimmten Fällen können zusätzliche Flugkosten (z. B. für mehr Beinfreiheit) erstattet werden, sofern ein triftiger Grund vorliegt. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Business-Class-Ticket zu buchen und die Mehrkosten selbst zu tragen, reichen Sie bitte Folgendes ein:

  • Die bezahlte Rechnung für das Business-Class-Ticket
  • Einen Screenshot eines Economy-Class-Tarifs für dieselbe Strecke (inkl. Preis und Reisedaten)

Es wird der niedrigere der beiden Beträge erstattet.

Erstattet werden die Reisekosten vom Wohnort der Gastprofessorin bzw. des Gastprofessors zur TUM.

Wenn Sie unterwegs zusätzliche Stopps einlegen, die nicht begründet und vorab genehmigt wurden, reichen Sie bitte zusätzlich eine alternative Kostenaufstellung für eine direkte Reise ein. Dies kann ein Screenshot von einer Buchungsplattform sein, der Preis und Reiseroute einer vergleichbaren Direktverbindung zeigt.
Erstattet wird der niedrigere Betrag – entweder die tatsächlichen Kosten oder die Kosten der direkten Reise.

Wenn die Anreise mit dem Auto nachvollziehbar begründet ist, können wir eine Kilometerpauschale auf Basis der gefahrenen Strecke erstatten (aktuell: 0,40 €/km).

Bitte reichen Sie Folgendes ein:

  • Einen Screenshot oder eine Karte mit der gefahrenen Route
  • Eine eindeutige Angabe der insgesamt zurückgelegten Kilometer

Im Einklang mit unseren umweltfreundlichen Richtlinien empfehlen wir, nach Möglichkeit öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen. Wenn die Nutzung eines Taxis jedoch nachvollziehbar begründet ist, können die Kosten erstattet werden.

Bitte fügen Sie Ihrer Erstattungsanfrage eine kurze Begründung bei (z. B. Transport von umfangreichem Konferenzmaterial oder fehlende Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel).

Wir erstatten die Reisekosten von der Wohnadresse der Gastprofessorin bzw. des Gastprofessors zur TUM und zurück. Dazu zählen auch öffentliche Verkehrsmittel, die für An- und Abreise genutzt werden.

Dienstlich bedingte Fahrten während Ihres Aufenthalts (z. B. Besuche bei Partnerlaboren) können ebenfalls erstattet werden, sofern sie im Voraus genehmigt wurden.

Die täglichen Fahrten zwischen Ihrer Unterkunft und der TUM können leider nicht übernommen werden. Wöchentliche oder monatliche Fahrkarten (z. B. das Deutschlandticket) können nur dann erstattet werden, wenn sie nachweislich günstiger sind als der Kauf einzelner Tickets für genehmigte Dienstreisen. In diesem Fall ist eine Begründung erforderlich.

Unterkunftskosten werden bis zu €120 pro Nacht in München und bis zu €90 pro Nacht in kleineren Städten (unter 300.000 Einwohner) erstattet.

Sollten die Preise aufgrund besonderer Ereignisse wie Messen oder Großveranstaltungen (z. B. Oktoberfest) über diesen Grenzen liegen, setzen Sie sich bitte vor der Buchung mit dem TUM Global & Alumni Office in Verbindung.

Gerne können Sie bei einem längeren Aufenthalt anstelle eines Hotels auch eine Wohnung mieten. In diesem Fall reichen Sie bitte anstelle einer Rechnung eine Kopie Ihres Mietvertrags ein.

Ja, Visagebühren werden erstattet, sofern sie für Ihren Aufenthalt an der TUM erforderlich sind.

Ein Aufenthalt mit Ihrer Familie in München ist möglich. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir nur Kosten für die Gastprofessorin bzw. den Gastprofessor erstatten können.

Wenn Ihre Unterkunft mehrere Personen umfasst, wird der Gesamtpreis anteilig auf die Personen aufgeteilt (Ausnahmen gelten für Kinder).

Beispiel: Wenn Sie eine Hotelrechnung über €2.000 für zwei Erwachsene einreichen, erstatten wir €1.000.

Während Ihres Aufenthalts

Wichtige Informationen zur Erstattung Ihrer Auslagen

Um den Erstattungsprozess zu erleichtern, bewahren Sie bitte alle Originalbelege und Quittungen für während Ihres Aufenthalts entstandene Ausgaben auf.

  • Die Projektfinanzierung erfolgt durch Erstattung der tatsächlichen Kosten, entweder an den Lehrstuhl der TUM oder direkt an den Gastprofessor.
  • Vorauszahlungen oder Pauschalzahlungen sind nicht möglich.
  • Liegen die tatsächlichen Projektkosten unter dem genehmigten Budget, werden nur die tatsächlich entstandenen Ausgaben erstattet.
  • Alle Kosten müssen in direktem Zusammenhang mit den in Ihrem Antrag genannten Zielen stehen. Ist dieser Zusammenhang nicht eindeutig, werden Sie gebeten, eine schriftliche Erklärung abzugeben.

Wenn Sie Kosten persönlich getragen haben, reichen Sie Ihren Erstattungsantrag bitte über unser Online-Formular ein.

Folgende Unterlagen müssen hochgeladen werden:

*Quittungen oder Rechnungen, die nicht in Englisch, Spanisch oder Französisch verfasst sind, erfordern eine Übersetzung der wichtigsten Zahlen/Begriffe. Originalrechnungen oder Tickets, die nicht digital vorliegen, senden Sie bitte per Post an:

Technische Universität München
TUM Global & Alumni Office
Camille Piton
Arcisstraße 21
80333 München

Wenn Ihre Ausgaben direkt vom TUM-Lehrstuhl übernommen wurden, verwenden Sie bitte das entsprechende Online-Formular für die interne Erstattung.

Folgende Unterlagen müssen hochgeladen werden:

Nach Genehmigung senden Sie bitte die Originalunterlagen per Post an:

Technische Universität München
TUM Global & Alumni Office
Camille Piton
Arcisstraße 21
80333 München

Wenn Ihre Heimatuniversität Ihre Reisekosten direkt übernommen oder Ihnen erstattet hat, verwenden Sie bitte das entsprechende entsprechende Online-Formular für die Erstattung.

Folgende Unterlagen müssen hochgeladen werden:

Grundsätzlich muss die Erstattung an die berechtigte Person – also die Gastprofessorin bzw. den Gastprofessor – erfolgen, da sie steuerrechtlich als empfangsberechtigt gilt.

Sollte die Auszahlung an die Gastprofessorin bzw. den Gastprofessor aufgrund banktechnischer Einschränkungen (z. B. fehlende Möglichkeit internationaler Überweisungen) nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an das TUM Global & Alumni Office, um eine Ausnahme zu beantragen. Bei Genehmigung sind folgende zusätzliche Unterlagen erforderlich:

  • Eine unterschriebene Erklärung der Gastprofessorin bzw. des Gastprofessors, dass die Zahlung mit befreiender Wirkung an eine andere Person erfolgen darf
  • Eine Bestätigung der empfangenden Person, dass sie den erstatteten Betrag an die Gastprofessorin bzw. den Gastprofessor weiterleitet

Für die Erstattung von Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln benötigen wir sowohl das Ticket als auch einen Zahlungsnachweis.

  • Wenn Sie bar bezahlt haben, ist kein separater Zahlungsnachweis erforderlich.
  • Bei einem E-Ticket senden Sie uns bitte einen Screenshot des Tickets.
  • Falls Sie Ihr Papierticket verloren haben und kein Foto davon besitzen, können Sie stattdessen die Quittung einreichen – entweder in Papierform oder digital (z. B. ein Screenshot der Buchungs- oder Bestätigungs-E-Mail).

Bei Fremdwährungen bitten wir Sie, den Betrag mit dem Online-Währungsrechner Oanda in Euro umzurechnen. Bitte geben Sie das Zahlungsdatum genau an.

  • Sie können dann bei der Beantragung der Erstattung einen Screenshot der Umrechnung hochladen (mit den beiden Währungen und dem Datum sichtbar).

Gemäß § 13b des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss die Umsatzsteuer für Leistungen, die internationale Dienstleistende – wie z. B. Gastprofessorinnen und -professoren – in Deutschland erbringen, vom Leistungsempfänger (in diesem Fall: die TUM) übernommen werden. Dieses Verfahren wird als „Reverse-Charge-Verfahren“ bezeichnet.

Diese Regelung gilt für alle Leistungen, die im Rahmen einer Gastprofessur oder eines Gastvortrags an der Technischen Universität München erbracht werden.

Das Formular zur steuerlichen Selbstauskunft ist immer dann erforderlich, wenn die TUM Kosten für eine internationale Dienstleistung übernimmt oder erstattet. Ziel des Formulars ist es, den steuerlichen Status der Gastprofessorin bzw. des Gastprofessors festzustellen – also ob diese*r nach deutschem Umsatzsteuerrecht als steuerpflichtig (selbstständig) oder nicht steuerpflichtig gilt.

  • Falls steuerpflichtig: Die TUM – nicht die Professorin bzw. der Professor – ist verpflichtet, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen.
  • Falls nicht steuerpflichtig: Es fällt keine Umsatzsteuer an.

Wichtig: Dieses Formular hat keinerlei Auswirkungen auf Ihre persönlichen steuerlichen Pflichten im Heimatland bzw. Wohnsitzland.

Nach Ihrem Aufenthalt

  1. Im Abschnitt Wichtige Informationen zur Erstattung Ihrer Auslagen erhalten Sie ausführliche Hinweise zum Einreichen und Abrechnen Ihrer Kosten.
  2. Ihr TUM-Gastgeber ist verpflichtet, innerhalb von vier Wochen nach Abschluss Ihres Besuchs einen Erfahrungsbericht einzureichen. 

Wenn Sie die Förderung in Ihrer Publikation angeben möchten, verwenden Sie bitte folgenden Satz:

„… wurde im Rahmen der Exzellenzstrategie von Bund und Ländern gefördert.“

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