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Technische Universität München

FAQ zum TUM Global Incentive Fund

Um Ihre internationale Zusammenarbeit im Rahmen des TUM Global Incentive Fund vorzubereiten, finden Sie hier Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen. Sollten Sie die benötigten Informationen auf dieser Seite nicht finden, können Sie uns selbstverständlich jederzeit kontaktieren.

Was muss ich als Erstes tun?

Der erste wichtige Schritt ist die Rücksendung der unterzeichneten Funding Agreement, innerhalb von 2 Wochen, nach Erhalt der Genehmigungs-E-Mail. Sie können es in Ihrem Online-Portal hochladen (im Bereich „My Applications" - Show Details - Start - Funding Agreement).

Dann können Sie mit der Planung Ihrer Zusammenarbeit beginnen, wobei Sie die Einschränkungen des Programms (was kann wie erstattet werden) berücksichtigen müssen. Bitte informieren Sie uns schriftlich über alle Budget- oder Zeitplanänderungen.

  • Förderzeitraum: ein Jahr für die Durchführung der Aktivitäten und die Deckung der Kosten des Projekts.
  • Abgabetermin für den Abschlussbericht: spätestens vier Wochen nach Ende des Förderzeitraums (Online Portal: "Applications"/Projekt:"View Details"/"Report").
  • Antrag auf Kostenerstattung: spätestens sechs Monate nach Abschluss der Projektaktivitäten. Die entstandenen Kosten müssen grundsätzlich bis zum Ende des Haushaltsjahres geltend gemacht werden (Online Portal: "Applications"/Projekt:"View Details"/"Reimbursement request").

Zusätzlich zum Erstattungsverfahren muss der TUM-Gastgeber am Ende des Förderzeitraums innerhalb von maximal 4 Wochen einen Bericht vorlegen. Dabei handelt es sich um eine kurze Zusammenfassung der Aktivitäten und der erzielten Ergebnisse, mit der Möglichkeit, Feedback oder Verbesserungsvorschläge einzureichen.

Für Projekte, die im Rahmen der Winter-2023-Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genehmigt wurden: Bitte gehen Sie zum Online-Portal, klicken Sie im Bereich Applications auf "Show Details" für Ihr Projekt und füllen Sie das Formular Report aus.

Für frühere Projekte: Bitte verwenden Sie diese Report Template (PDF, 75 KB) und senden Sie den ausgefüllten Bericht an globalfunds(at)tum.de (die gescannte Version reicht aus).

Wie erhalte ich die Förderung?

  • Die Projektfinanzierung erfolgt durch Kostenerstattung (entweder an den Lehrstuhl der TUM oder direkt an ein Projektmitglied)
  • Vorschusszahlungen und die Zahlung von Pauschalbeträgen sind nicht möglich (Der Lehrstuhl muss bezahlen und uns anschließend um Umbuchung bitten)
  • Nur tatsächlich durchgeführte Aktivitäten sind erstattungsfähig
  • Liegen die tatsächlichen Projektkosten unter dem genehmigten Maximalbudget, werden nur die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet
  • Die Kosten müssen in direktem Zusammenhang mit den im eingereichten Antrag beschriebenen Zielen/Zwecken stehen. Wenn kein offensichtlicher Zusammenhang besteht, wird eine schriftliche Erklärung verlangt

Um eine effiziente Bearbeitung aller Anträge zu gewährleisten, senden Sie bitte alle neuen Erstattungsanträge zunächst in digitaler Form.

  • Seit den im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Winter 2023 genehmigten Projekten: Bitte gehen Sie zum Online-Portal, klicken Sie im Bereich “Applications” auf "Show Details" für Ihr Projekt und füllen Sie das Formular “Reimbursement” aus.
  • Für frühere Projekte: Bitte senden Sie den Antrag per E-Mail an: globalfund(at)tum.de. 

All genehmigten Anträge können dann per Post an die unten stehende Adresse geschickt werden.

Camille Piton

TUM Global & Alumni

Technical University of Munich

Arcisstraße 21

80333 München

1. Bei Kostenübernahme durch den TUM-Lehrstuhl: 


2. Für Kosten, die direkt von einem Projektmitglied bezahlt werden:

*Originalrechnungen oder -tickets (die nicht in digitalem Format vorliegen) und Kassenanordnungen müssen per Post/Hauspost geschickt werden.

1. Für Kosten, die direkt von der Partneruniversität bezahlt werden:

2. Für Kosten, die zunächst vom Gast bezahlt und dann von der Partneruniversität erstattet werden:


*Für diese Fälle kann die Hochschule stattdessen direkt eine Rechnung für die TUM erstellen.

  • Tagegelder, Zuschüsse zum Mittagessen oder Abendessen für externe Projektmitglieder
  • Cateringkosten für eine Konferenz
  • Unterhaltungskosten für externe Projektmitglieder (z.B. die Kosten für eine kulturelle Aktivität im Rahmen einer Konferenz)
  • Kosten für Versicherungen und Kautionen
  • Kosten für Begleitpersonen und Familienangehörige

Achten Sie bitte darauf, dass Sie Ihre Kosten rasch nach deren Entstehung einreichen, da sie grundsätzlich bis zum Ende desselben Haushaltsjahres geltend gemacht werden müssen (ca. Ende November).

Der Antrag auf Erstattung muss spätestens sechs Monate nach Abschluss des Projekts eingereicht werden.

  • Gemäß § 13b UStG ist für im Inland (= Deutschland) ausgeführte Dienstleistungen und Werklieferungen ausländischer Unternehmer die anfallende Umsatzsteuer nicht vom Leistungserbringer (= Gast), sondern vom Leistungsempfänger (= TUM) an das Finanzamt abzuführen („Reverse Charge“).
  • Dieses Formular ist erforderlich, sobald die TUM in Deutschland Kosten für den ausländischen Dienstleister übernimmt, nicht nur, wenn er den Gastwissenschaftler für Leistungen vergütet.
  • Der Hauptzweck dieses Formulars besteht darin, festzustellen, ob der Gastprofessor als Selbständiger (d. h. "taxable") zu betrachten ist, in welchem Fall die Mehrwertsteuer für seine oder ihre Dienstleistungen erhoben werden muss, oder nicht (d. h. non-taxable).
  • Die Tax Declaration bezieht sich ausschließlich auf die Umsatzsteuer und darauf, ob eine umsatzsteuerbare Leistung erbracht wurde. Projektmitglieder erbringen in der Regel keine umsatzsteuerbaren Leistungen und sind daher „non-taxable“.
  • Die eventuell in Deutschland anfallende Umsatzsteuer muss wie beschrieben nicht vom Gast abgeführt werden, sondern von der TUM.

  • Dieses Formular hat keinen Bezug zur Steuerpflicht des Gasts in dessen Heimatland.

Wenn der Lehrstuhl der TUM beispielsweise im Rahmen einer Konferenz, zu der sowohl externe Gäste als auch TUM-Mitarbeiter eingeladen sind, eine Hotelrechnung bezahlt hat, benötigen wir die folgenden Unterlagen:

  • Kassenanordnung MU 65 ausgefüllt* - Beispiel (PDF, 250 KB), Ausnahme: Klinikum Rechts der Isar, dort muss ein Mittelabruf eingereicht werden
  • Hotelrechnung
  • Zahlungsnachweis (SAP-Auszug (PDF, 300 KB))
  • Veranstaltungsprogramm und Teilnehmerliste
  • Für jeden TUM-Beschäftigten: den genehmigten Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise oder den genehmigten Antrag auf Pauschalgenehmigung von Dienstreisen 

Und für den Fall, dass jemand zuerst bezahlt hat und der TUM-Lehrstuhl ihm das Geld zurückerstattet hat, benötigen wir ebenfalls:

Reisekosten

Transport und Unterkunft können individuell organisiert werden und bedürfen keiner vorherigen Genehmigung durch das TUM Global & Alumni Team.

Für TUM-Mitarbeiter:

  • Dienstreisen im Rahmen des TUM Global Incentive Fund müssen wie üblich über die zentrale Reisekostenstelle der TUM beantragt und abgerechnet werden.
  • Es gelten die Dienstreisebestimmungen und -verfahren der TUM. Sie sind im Dienstleistungskompass erläutert.
  • Nach Genehmigung der Reisekosten durch die TUM-Zentralabteilung senden Sie uns per Hauspost (an: Camille Piton - HR3) bitte, mit einer Auszahlungsanordnung (PDF; 630 KB) sachlich und rechnerisch richtig unterzeichnet, eine Kopie der vollständigen Unterlagen: Antrag auf Genehmigung (PDF; 160 KB), Antrag auf Erstattung (PDF, 850 KB), Abrechnung von Kosten, Rechnungen und Zahlungsnachweis.
  • Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Beantragung von Genehmigungen für Auslandsaufenthalte von mehr als drei Monaten den TUM Global Incentive Fund als Förderung unter Punkt 7 ("Werden Vergünstigungen oder Zuwendungen von anderer Seite in Anspruch genommen?") eintragen müssen. Hiermit teilen Sie der TUM-Zentralstelle für Reisekosten mit, dass Ihre Finanzierung des Aufenthaltes gesichert ist.

1. Für die Erstattung der Reisekosten mit der Lehrstuhl-Kreditkarte benötigen wir folgende Unterlagen:

2. Wenn der Lehrstuhl die Reisekosten eines TUM-Mitarbeiters erstattet (Kostenübernahme) und wir die Kosten übernehmen sollen (Umbuchung), benötigen wir die folgenden Unterlagen:

TUM Studenten werden als externe Mitglieder betrachtet. Sie müssen keine Unterlagen von TUM-Mitarbeitern einreichen, sondern nur ein ausgefülltes Declaration on Tax Confidentiality (PDF, 400 KB) bei der Einreichung ihrer Belege vorlegen.


Für wissenschaftliche Hilfskräfte:

  • Wenn die Reise im Zusammenhang mit der Einstellung steht, handelt es sich um eine Dienstreise und sie benötigen die gleichen Unterlagen wie ein TUM-Mitarbeiter.
  • Wenn sie als Studenten an der Reise teilnehmen, ohne Verbindung zu ihrer Anstellung, gelten sie als Externe und müssen stattdessen ein ausgefülltes Declaration on Tax Confidentiality (PDF, 400 KB) vorlegen.

Für externe Projektmitglieder:

  • Generell sollte die Höhe der erstattungsfähigen Reise- und Übernachtungskosten der Dienstreiseordnung der TUM entsprechen (angelehnt an das Bayerische Reisekostengesetz). Bei spezifischen Fragen wenden Sie sich bitte an globalfunds(at)tum.de.
  • Nicht versichert sind: Tagegelder, Spesen und Unterhaltungskosten.

In Deutschland: Bis zu 120,00 € pro Nacht in München und bis zu 90 € pro Nacht für Städte unter 300 000 Einwohnern. Bei Auslandsreisen ist die genehmigte Liste zu beachten. 

Höhere Kosten können bei entsprechender Begründung erstattet werden (z.B. Messepreise; Oktoberfest). 

Bei gemeinsamen Übernachtungskosten von Projektmitgliedern und projektfremden Personen werden die Kosten pro Person geteilt.

Bei Flügen und Bahnfahrten sind nur Tickets der Economy- bzw. zweiten Klasse erstattungsfähig; Kosten für Sitzplatzreservierungen werden für Zugfahrten übernommen; bei Flugreisen können Mehrkosten für mehr Beinfreiheit übernommen werden, wenn triftige Gründe vorliegen.

Öffentliche Verkehrsmittel sind zu bevorzugen, aber auch die Erstattung von Taxifahrten mit Rechnung oder eines Kilometerpreises für Autofahrten mit einer Google-Maps-Route ist bei Vorliegen eines zwingenden Grundes möglich.

Ja, Visagebühren werden erstattet, wenn sie für einen Aufenthalt an der TUM notwendig sind, was bei dem genehmigten Projekt sinnvoll ist.

Personalkosten

Ja, um einen TUM-Vertrag für studentische Hilfskräfte abzuschließen, beachten Sie bitte den jeweiligen Vorgang im Dienstleistungskompass der TUM.

Wichtig: bitte senden Sie die gescannte Version des ausgefüllten Dokuments “Einstellungsvorschlag” (Beispiel von Einstellungs-/Weiterbeschäftigungsantrag für Studierende mit wissenschaftlichen Hilfstätigkeiten) an globalfunds(at)tum.de zur Eintragung und Freigabe von Kapitel, Finanzstelle und Fondsnummer. Die Unterlagen werden an den Lehrstuhl zurückgeschickt, um den Vertrag mit seinem zuständigen Ansprechpartner in der Personalabteilung abzuschließen.

Wenn der Lehrstuhl dieses Gehalt bereits gezahlt hat und eine Umbuchung benötigt, dann füllen Sie bitte stattdessen dieses Dokument aus und senden es an globalfunds(at)tum.de: Antrag auf Umbuchung von Personalkosten (Beispiel).

Achtung: Umbuchungen von Personalkosten sind nur für Vertragsperioden im selben Jahr möglich.

Die Übernahme von Mitarbeitergehältern kann auch projektbezogen erfolgen. Bitte wenden Sie sich hierzu frühzeitig (mindestens 8 Wochen) an globalfunds(at)tum.de bezüglich des korrekten Vorgehens. 

Bitte senden Sie den Einstellungs- oder Weiterbeschäftigungsvorschlag bzw. Umbuchungsantrag zur Freigabe der Finanzierung per Scan.

Ja, der Lehrauftrag kann über den Global Incentive Fund erstattet werden, wenn er bei der Bewerbung angegeben wurde.

Bitte beachten Sie: Der TUM-Lehrstuhl ist für die Beantragung eines Lehrauftrages an seinem TUM-Lehrstuhl verantwortlich und muss der Personalabteilung alle notwendigen Unterlagen für die Erteilung des Lehrauftrages zur Verfügung stellen (siehe Kompass).

Wichtig: Bitte senden Sie uns die Originalfassung der Abrechnung Lehrauftrag bzw. Lehrvergütung (per Post/Hauspost) zusammen mit einer Kopie des Vertrages über den Lehrauftrag zur Erfassung der Finanzdaten und Genehmigung zu. Die Unterlagen werden dann zur Buchung an die Personalabteilung weitergeleitet.

Liegt der genehmigte Budgetbetrag unter dem Gesamtbetrag des Lehrauftrags? Dann muss der Lehrstuhl den gesamten Betrag bezahlen und anschließend eine Umbuchung für den genehmigten Teil der Kosten beantragen.

Wir können eine Keynote oder einen öffentlichen Vortrag nach Absprache mit dem TUM-Gastgeber erstatten.

In diesem Fall senden Sie bitte:

  • das Einladungsschreiben (Beispiel) des gastgebenden Lehrstuhls mit Angabe von Ort, Datum und Uhrzeit, Titel der Veranstaltung und des Vortrags/der Rede sowie des vereinbarten Honorars (mit dem Betrag in Euro)
  • die Rechnung des Gastprofessors an den TUM-Lehrstuhl mit Angabe von Ort, Datum und Uhrzeit, Titel der Veranstaltung und des Vortrags, vereinbartem Honorar (mit dem Betrag in Euro) und Bankverbindung
  • die ausgefüllte Tax Declaration (PDF, 510 KB) (Beispiel)
  • Für externe Projektmitglieder mit Wohnsitz in Deutschland und/oder die länger als sechs Monate bleiben (Inländer): die ausgefüllte Erklärung des Zahlungsempfängers/der Zahlungsempfängerin (PDF, 399 KB) 

Wenn Sie diese Finanzierung in Ihrem Beitrag erwähnen möchten, verwenden Sie bitte den folgenden Satz: 

"… was funded as part of the Excellence Strategy of the federal and state governments."

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